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☕️ Bienvenidos a la segunda parte de esta serie. Ha sido increíble ver tanto interés sobre la elaboración de presupuestos entre diversos perfiles de la industria.

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🗓️ La semana pasada revisamos los conceptos básicos, los tipos de presupuesto y la importancia de las premisas macroeconómicas. Ahora es momento de abordar aspectos más prácticos del proceso.

🔧 Hoy exploramos las secciones clave, las plataformas tecnológicas que facilitan su elaboración y cómo manejar la fricción interna. También revisamos formas de presentar y defender tu presupuesto.

Secciones de un presupuesto.

Al final del día el presupuesto se debe consolidar usando la misma estructura de los estados financieros. Es decir, con la vista contable en la que la empresa reporta sus resultados.

De tal manera que el presupuesto anual termina siendo una proyección de los estados financieros reales de la empresa.

Para compañías del sector Tech, Medios y Telecom, la clasificación típica de sus estados de resultados sigue la estructura general de 1) Ingresos, 2) Costos directos, 3) Gastos de administración, 4) EBITDA, 5) Gastos de depreciación y amortización, 6) Otros gastos, y 7) Utilidad neta.

Por ejemplo:

Además del Estado de Resultados, el paquete presupuestal también incluye el Estado de Situación Financiera y el Estado de Flujos de Efectivo.

Esta guía se enfoca en el presupuesto del Estado de Resultados porque es el más relevante en términos de la operación diaria de la empresa.

Además de que la proyección de los otros dos reportes (Balance y Flujo) se elabora después de que el presupuesto de Ingresos, Costos y Gastos ha sido definido.

La construcción del presupuesto.

En la entrega pasada decíamos que esta es una actividad coordinada por las áreas de Planeación y Análisis Financiero; y que su elaboración es resultado del trabajo de TODAS las áreas de la compañía.

Entonces, una buena manera de identificar las partes de un presupuesto es por área de responsabilidad.

💰Ingresos. Esencialmente a cargo de las Áreas Comerciales. Es la proyección de ventas, ingresos recurrentes, y otras fuentes de entrada de dinero. Esta sección se construye con modelos que consideran variables como la base de clientes existentes, las adiciones netas, unidades de equipos o productos vendidos, y precios.

🔄 Costos Directos. Aquellos gastos directamente asociados con la producción de bienes o servicios y en relación directa con la generación de ventas.

📎 Gastos de Administración. Costos que incluyen salarios, rentas, servicios generales y otros gastos operativos que no están directamente ligados al ingreso. Estos gastos suelen basarse en headcount y otros costos horizontales en la organización.

Colaboración entre departamentos.

El proceso de planeación anual es un esfuerzo de integración que alinea la estrategia organizacional, los recursos financieros disponibles y las capacidades operativas para asegurar que la empresa pueda cumplir sus metas de manera eficiente y efectiva.

El equipo de Finanzas trabaja con cada líder de área para crear presupuestos por departamento que incluyen tanto los costos directos como los gastos de administración asociados a la operación de cada unidad.

Esta colaboración asegura que cada departamento tenga los recursos necesarios para cumplir con sus objetivos estratégicos y con las metas de ingreso.

Para la determinación de estos recursos, los responsables de área presentan un caso de negocio que justifica sus necesidades para la operación y cumplimiento de sus objetivos.

Por su parte, el equipo de Planeación y Análisis Financiero se encarga de proporcionar a cada líder los costos base de los últimos 12 meses y servir de guía para la elaboración de herramientas específicas a cada área.

Plataformas tecnológicas para la elaboración de presupuestos.

🤷🏻‍♂️ Sin ninguna intención comercial escondida, aquí van algunas plataformas populares en la planeación financiera de grandes empresas.

• Anaplan: Permite la integración de datos de diferentes departamentos en un modelo financiero integrado, facilitando la colaboración en tiempo real.

• Workday Adaptive Planning: Permite planificar, presupuestar y pronosticar con mayor agilidad, pensada para escenarios de "¿qué pasaría si?".

• Oracle Hyperion: Conocida por sus soluciones avanzadas de planificación financiera, consolidación y reporting.

• SAP Business Planning and Consolidation (BPC): Esta herramienta ayuda a automatizar y agilizar el proceso de presupuestación, asegurando que los datos sean consistentes y alineados con la estrategia corporativa.

• Planful: Conocida por su facilidad de uso, esta plataforma permite acelerar el proceso de planificación financiera y presupuestación, mejorando la precisión.

Manejando la fricción interna y la presión de tiempos.

No es secreto que los procesos de presupuestación generan tensiones dentro de la empresa. Aquí te dejamos algunas estrategias para manejar estos desafíos:

• Comunicación clara y continua: Mantén un diálogo abierto con todas las áreas involucradas desde el inicio del proceso. Esto ayuda a evitar sorpresas de último minuto y garantiza que todas las necesidades sean cubiertas.

• Transparencia en los criterios: Explica claramente (o cuestiona) cómo se asignarán los recursos y qué prioridades guiarán las decisiones. Esto reduce la resistencia y fomenta una mayor colaboración.

• Escenarios y flexibilidad: Prepara diferentes escenarios para manejar la incertidumbre.

• Gestión del tiempo: Inicia el proceso con suficiente antelación y establece hitos claros para asegurar que se cumplan los plazos. Trata de presentar y cerrar el presupuesto de tu área antes que otros departamentos. El último de la fila recibe menos dulces.

Cómo presentar y defender tu presupuesto.

Una vez elaborado, el siguiente reto es presentar y defender tu presupuesto. Aquí algunos consejos:

• Utiliza datos sólidos: Apoya tus proyecciones con datos concretos y análisis claros. Construye casos de negocio que den credibilidad a tu presupuesto y evita las peticiones basadas en anécdotas u opiniones.

• Enfócate en los resultados: Destaca cómo tu propuesta se relaciona con los objetivos estratégicos de la empresa. Muestra el valor agregado de cada gasto y justifica las inversiones clave ligando tus necesidades a las metas globales de la compañía.

• Encuentra ahorros y eficiencia: Destaca con ideas y propuestas concretas para ahorrar. Piensa en modificaciones a procesos internos, eliminación de cuellos de botella, sustituciones tecnológicas o negociaciones con tus proveedores.

• Conoce tu audiencia: Adapta tu presentación al nivel de conocimiento y expectativas de tu audiencia, ya sea la alta dirección, el CFO o el equipo de finanzas.

• Prepara respuestas: Anticipa preguntas difíciles o preocupaciones y prepara respuestas fundamentadas. La preparación es clave para defender tu presupuesto con confianza.

La elaboración del presupuesto es una actividad fundamental para cualquier organización porque es una herramienta que da rumbo estratégico a la empresa.

Una gestión precisa de la planeación anual contribuye a la estabilidad financiera y garantiza la alineación de recursos con los objetivos estratégicos. Además te brinda la oportunidad perfecta para destacar con habilidad, precisión y responsabilidad.

🙏 Muchas gracias por leer.

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¡Feliz fin de semana!

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